Een elektronische factuur wordt digitaal verzonden en ontvangen, terwijl een papieren factuur in fysieke vorm wordt geleverd. Elektronische facturen zijn vaak gemakkelijker te archiveren en terug te vinden, en ze besparen papiergebruik. Papieren facturen kunnen echter nodig zijn voor klanten die liever iets tastbaars hebben of in situaties waar digitale communicatie moeilijk is.
Het is belangrijk om een factuur goed te bewaren omdat het dient als bewijs van de transactie. Dit kan later van belang zijn voor belastingdoeleinden, garanties of bij eventuele geschillen over betalingen. Omdat je vaak ook verplicht bent om je boekhouding gedurende een bepaalde periode te bewaren, is het verstandig om je facturen goed te archiveren.
Op een factuur moet je altijd de datum van de transactie, een uniek factuurnummer, je naam en adres, evenals die van de klant, en een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten vermelden. Ook is het handig om de betalingstermijn en eventuele voorwaarden mee te geven.
Een factuur heeft als doel om een overzicht te bieden van de aan de klant geleverde producten of diensten en om het te ontvangen bedrag vast te leggen. Het dient ook als een juridisch document dat de overeenkomst tussen koper en verkoper bevestigt, en biedt beide partijen bescherming in geval van eventuele geschillen.
Om een factuur aan te maken voor een elektrische fiets, begin je met het opnemen van je bedrijfsgegevens en de klantinformatie. Voeg daarna een beschrijving van de fiets toe, inclusief kenmerken en eventuele accessoires. Vergeet niet een factuurnummer en de datum aan te geven, en vermeld duidelijk de totale kosten en betaalmethodes.