Een faxmachine biedt een paar voordelen ten opzichte van e-mail. Een van de grootste voordelen is dat faxen juridische waarde heeft, wat soms belangrijk kan zijn bij contracten en officiële documenten. Daarnaast zijn sommige mensen bezorgd over de beveiliging van e-mail en geven ze de voorkeur aan faxen omdat ze minder kwetsbaar zijn voor cyberaanvallen. Verder is faxen soms sneller voor het versturen van papieren documenten, vooral als je niet wilt dat je ontvanger het document digitaal kan bewerken.
Om je verzonden faxen veilig te bewaren, is het belangrijk om een goed archiefsysteem te hebben. Je kunt bijvoorbeeld een gescand exemplaar van elke verzonden fax opslaan op je computer of in de cloud. Dit maakt het eenvoudiger om informatie terug te vinden zonder fysieke documenten te hoeven bewaren. Vergeet niet om ook een back-up te maken van deze bestanden, voor het geval er iets misgaat met je digitale opslag.
Als je faxmachine vastloopt tijdens het verzenden, is het eerst belangrijk om de machine uit te schakelen en even te wachten voordat je hem weer inschakelt. Veel faxmachines hebben een herstelmodus die je kunt proberen. Kijk ook of er papier vastzit of dat de inkt op is. Deze problemen kunnen vaak eenvoudig worden opgelost en ervoor zorgen dat je weer kunt faxen zonder verdere problemen.
Om ervoor te zorgen dat je faxen van goede kwaliteit zijn, is het aan te raden om regelmatig de kwaliteit van je inkt en papier te controleren. Gebruik altijd papier dat geschikt is voor faxen, en zorg ervoor dat je faxmachine schoon is. Een schone scanner en inktcartridges zorgen ervoor dat de afdrukken duidelijk en leesbaar zijn. Test je fax ook af en toe om ervoor te zorgen dat alles goed werkt.
De meest voorkomende problemen bij faxmachines zijn vaak gerelateerd aan papierstoringen, inktproblemen en technische storingen. Papierstoringen kun je meestal oplossen door de papieren vastzittingen zorgvuldig te verwijderen. Inktproblemen kunnen meestal worden verholpen door de cartridges te controleren en te vervangen indien nodig. Voor technische storingen kun je het beste de handleiding raadplegen of online hulp zoeken, afhankelijk van het specifieke probleem.