Een management assistant moet verschillende vaardigheden bezitten om effectief te functioneren. Denk hierbij aan uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk. Daarnaast is organisatorisch talent essentieel, zodat je agendabeheer en afspraken goed kunt regelen. Probleemoplossend vermogen is ook cruciaal, aangezien je vaak onvoorziene situaties moet aanpakken. Tot slot is kennis van verschillende computerprogramma's en systemen een must, omdat je vaak met technologie werkt.
Een typische werkdag als management assistant begint vaak met het controleren van de agenda van de manager. Vervolgens prepareer je vergaderingen door benodigde documenten te verzamelen en deelnemers te informeren. Gedurende de dag neem je telefoontjes aan, beantwoord je e-mails en houd je verschillende administratie bij. Tussen al deze taken door is er vaak ruimte voor onverwachte kwesties die je snel moet oplossen, zodat alles soepel blijft verlopen.
Hoewel zowel een management assistant als een secretaresse ondersteunende taken verrichten, is er een subtiel verschil. Een management assistant heeft vaak meer verantwoordelijkheden en een breder scala aan taken die verder reiken dan alleen administratieve ondersteuning. Het werk van een management assistant omvat vaak ook strategische taken en betrokkenheid bij projectmanagement, terwijl een secretaresse zich meer richt op routinewerkzaamheden en directe ondersteuning van een individu.
Er zijn verschillende opleidingen die erg nuttig kunnen zijn voor een management assistant. Denk aan opleidingen in de richting van bedrijfskunde, administratief management of office management. Ook cursussen in communicatie en projectmanagement kunnen waardevol zijn. Het is ook belangrijk om bijscholing te volgen in specifieke softwareprogramma's die vaak in bedrijven worden gebruikt, zoals Microsoft Office en projectmanagementtools.
Om je voor te bereiden op een functie als management assistant, is het handig om eerst je organisatie- en communicatieve vaardigheden te verbeteren. Probeer ook ervaring op te doen in administratieve rollen, bijvoorbeeld via stages of vrijwilligerswerk. Daarnaast kan het nuttig zijn om basiskennis van boekhouding en projectmanagement op te doen, om beter voorbereid te zijn op de diverse taken die je kunt tegenkomen in deze rol.